Dettagli CFO Impatto positivo della tecnologia del ciclo dei ricavi con leva

Todd Mallon, CFO di Advocare, afferma che l’organizzazione ha un rapporto di raccolta netta quasi perfetto.

Il miglioramento dei tassi di raccolta netti e dei processi complessivi di gestione del ciclo dei ricavi è al primo posto per i leader del ciclo dei ricavi e l’aggiunta di nuove soluzioni e automazione per migliorare tali operazioni è stato un must per molte organizzazioni.

Todd Mallon, CFO di Chiamareuna delle più grandi organizzazioni mediche multispecialistiche di proprietà indipendente e gestite da medici della Pennsylvania e del New Jersey ha recentemente parlato con HealthLeaders dell’implementazione di una nuova tecnologia per migliorare la salute delle operazioni di gestione del ciclo delle entrate del sistema.

Con oltre 650 fornitori e 3.000 dipendenti in oltre 150 centri di assistenza indipendenti che facilitano circa due milioni di visite di pazienti all’anno, Mallon ha affermato che è fondamentale ottimizzare il ciclo delle entrate.

Dall’implementazione della nuova tecnologia di eClinicalWorks per supportare le operazioni di gestione del ciclo dei ricavi, Advocare ha ora un rapporto di raccolta netta del 99%. Poiché il rapporto standard del settore per gli incassi netti è del 95%, Advocare ha ora prestazioni ben al di sopra della media e sta sperimentando gli effetti positivi di questo cambiamento in tutti i suoi centri di assistenza.

“Dedico molto meno tempo a discutere di processi e smentite con i nostri team di contabilità clienti. Ora abbiamo lo spazio e la flessibilità per concentrarci sull’espansione delle nostre operazioni e sulla soddisfazione delle esigenze di più pazienti nella nostra comunità”, afferma Mallon.

HealthLeaders: Che tipo di problemi stavi riscontrando nel tuo ciclo delle entrate che ti hanno fatto capire che dovevi implementare un cambiamento? Qual era il tuo driver principale?

Todd Mallon: Il nostro rapporto di raccolta netta era l’indicatore più forte di cui avevamo bisogno per cambiare la nostra soluzione di gestione del ciclo dei ricavi. Il rapporto di raccolta netta misura l’efficacia con cui la nostra pratica raccoglie il rimborso per i servizi da pazienti e pagatori. Questa metrica è sempre stata un identificatore chiave del successo finanziario nelle organizzazioni sanitarie.

Tuttavia, il nostro tasso di raccolta netta era in costante calo rispetto al nostro precedente sistema di gestione degli studi. Mi sentivo come se avessi trascorso la maggior parte del mio tempo in ogni riunione di revisione finanziaria a discutere di crediti, rifiuti e processi effettivi per arrivare a fondo di questo problema. Ciò significava che i nostri team trascorrevano la maggior parte del loro tempo gestendo le operazioni quotidiane, il che limitava la nostra capacità di crescere e fornire cure di alta qualità a più pazienti. Quindi il nostro principale motore per cambiare la nostra gestione del ciclo dei ricavi è stato quello di fornire ai nostri team finanziari e di contabilità clienti il ​​supporto e le risorse di cui avevano bisogno per migliorare il nostro rapporto di raccolta netta.

HealthLeaders: Qual è stato il processo di implementazione della nuova tecnologia e chi è stato coinvolto nel processo decisionale nella tua organizzazione?

Mi manchi: Tutti i membri del nostro team di gestione hanno supportato il processo decisionale. Tra il nostro CEO – che fornisce una prospettiva medica, il team amministrativo e me – che fornisce la prospettiva finanziaria e operativa e la nostra task force – composta da più leader medici nelle nostre specialità, volevamo che tutte le parti interessate fossero rappresentate nella decisione -processo di fabbricazione.

Prima dell’implementazione, abbiamo avuto diversi incontri con il nostro fornitore per definire obiettivi, metriche e risultati specifici per migliorare il nostro rapporto di raccolta netta. Dopo aver allineato il flusso di lavoro di base e le operazioni finali, il passaggio successivo è stato l’addestramento. Il sistema era nuovo per tutti, dal nostro CEO ai fornitori al personale di gestione, quindi avevamo bisogno di molto supporto per formare il nostro personale. Senza un’adeguata formazione, era improbabile che il nostro rapporto di raccolta netta migliorasse.

Prima del lancio, un gruppo selezionato del nostro personale si è recato a Boston per una panoramica completa e una formazione sul nuovo sistema. Tre mesi prima del lancio, il nostro team di fornitori ha formato i nostri fornitori in modo che si sentissero sicuri del sistema. Abbiamo anche fornito corsi di formazione pre-partenza per il resto del nostro personale. Tuttavia, anche dopo la formazione, il team è stato disponibile per una telefonata o una chat veloce per rispondere a domande o risolvere un potenziale problema con il sistema o il flusso di lavoro.

HealthLeaders: Quanto tempo ci è voluto per la tua organizzazione per implementare completamente la tecnologia e come ha funzionato l’implementazione dal momento che la tua pratica include così tante cliniche?

Mallon: L’avvio del sistema è stato impegnativo e non avremmo potuto implementare la tecnologia senza problemi senza il supporto del fornitore. Abbiamo implementato la nuova soluzione in tutti i 150 centri sanitari in un giorno. Eravamo tutti dentro dall’inizio e dovevamo partire forte.

Abbiamo avuto formatori eClinicalWorks in ogni centro di cura per circa una settimana o due settimane dopo il lancio per aiutare con il processo di transizione e formare ulteriore personale Advocare. Durante l’implementazione, abbiamo formato il personale interno come personale di riferimento per la soluzione in modo che potessero continuare con l’ulteriore implementazione e la formazione del personale.

HealthLeaders: dall’implementazione, quali risultati positivi hai notato?

Mi manchi: Il risultato positivo più evidente è l’aumento del nostro rapporto di raccolta netta. Diverse cose hanno contribuito a questo aumento.

Innanzitutto, ora disponiamo di un team eClinicalWorks dedicato che gestisce le nostre raccolte e i follow-up quotidiani per garantire che i reclami vengano ricevuti in tempo. Per creare un flusso di lavoro efficiente, il team ci ha aiutato a impostare regole pronte per la fatturazione per garantire che i centri di assistenza completino i rapporti in modo accurato. Potremmo creare avvisi per informazioni mancanti o reclami incompleti. Oltre a queste regole del flusso di lavoro, il team ci informa di eventuali problemi, il che ci dà tutto il tempo per raccogliere informazioni aggiuntive dai fornitori o comunicare i passaggi successivi con i pagatori.

In secondo luogo, il nostro team di fornitori gestisce anche i reclami di rifiuto per i nostri centri di assistenza. Pertanto, se viene restituito un rifiuto per una richiesta da un centro specifico che deve essere affrontata o modificata, aiuterà quel centro a presentare un ricorso e a monitorare l’avanzamento della richiesta all’interno del nostro sistema. Una volta ricevuti i pagamenti, elaborano le ricevute di cassa e le pubblicano internamente in modo che possiamo tenere traccia delle nostre entrate in tempo reale.

HealthLeaders: quali sono alcune chiavi del successo che puoi condividere con un’altra organizzazione che cerca di fare lo stesso per la propria struttura?

Mi manchi: La prima chiave del successo che condividerò con altre organizzazioni che cercano di migliorare il proprio ciclo di entrate è sapere dove ti trovi attualmente. Conosci il tuo rapporto di raccolta netta e quanti giorni i tuoi crediti sono in sospeso. Una volta che hai una linea di base, puoi impostare obiettivi e implementare strategie per migliorare il flusso di lavoro e far crescere le raccolte. E una volta che hai queste metriche, tienine traccia e aggiornale regolarmente. Abbiamo incontri regolari con il nostro team per discutere le nostre metriche attuali, confrontarle con i nostri obiettivi di entrate e raccolta e adattare il nostro flusso di lavoro e le nostre operazioni secondo necessità. Tutto deve essere misurabile per avere successo, soprattutto nel ciclo delle entrate.

In secondo luogo, addestra il tuo team sulla nuova tecnologia. Soprattutto per le operazioni sanitarie multi-sito, è fondamentale avere persone in ogni centro di assistenza in grado di monitorare il successo della soluzione e formare nuovo personale secondo necessità. Ora ogni centro di cura funziona nel migliore dei modi. È anche più facile aprire nuovi centri di cura perché abbiamo un sistema unificato.

Infine, scegli un fornitore IT sanitario che ascolti e impari dalla tua organizzazione. Una comunicazione aperta tra un fornitore di IT sanitari e un cliente dello studio può avvantaggiare entrambe le parti. Ad esempio, sulla base della nostra esperienza con la loro tecnologia e delle conversazioni tra il nostro personale e il team di eClinicalWorks, hanno creato un pulsante di blocco di massa che avrebbe bloccato più grafici contemporaneamente per ridurre al minimo i clic e migliorare l’efficienza della fatturazione. La parte più preziosa delle nostre partnership è la comunicazione aperta. Siamo disposti ad imparare da loro e loro sono disposti ad imparare da noi. Grazie a questa comunicazione aperta, i nostri fornitori e il personale utilizzano flussi di lavoro più efficienti e le nostre raccolte nette sono aumentate. Attraverso di loro, siamo anche esposti a nuove opportunità per migliorare le soluzioni IT per la salute.

Alla fine, i pazienti ottengono un’esperienza migliore e tutti vincono.

Amanda Norris è l’editore del ciclo delle entrate per HealthLeaders.

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